Que faire en cas de sinistre ?

Vous constatez un dégât dans votre local d’archives (inondation, incendie...) ou une dégradation des documents (infestation d’insectes ou moisissures…)… voici les bons réflexes à adopter :

• Réflexe n° 1 : Alerter En premier lieu, il convient de contacter les pompiers et votre hiérarchie.
• Réflexe n° 2 : Juguler si possible la cause du sinistre Couper l’eau, utiliser un extincteur à poudre en cas d’incendie…
• Réflexe n° 3 : Éloigner si possible les documents de la cause du sinistre
• Réflexe n° 4 : Prévenir les Archives départementales Le directeur des Archives départementales assure le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives de l’ensemble des administrations relevant de sa compétence territoriale. Il doit par conséquent être contacté dès le constat du sinistre afin d’être consulté sur la mise au point de la chaîne de traitement après le sinistre.
• Réflexe n° 5 : Prendre des photographies Elles vous seront utiles pour la mémoire du sinistre, un dépôt éventuel de plainte, les assurances… et pour les archivistes qui, aux vues de ces photographies, vous indiqueront les premières démarches à accomplir.
• Réflexe n° 6 : Prévenir les assureurs Concernant la prise en charge financière des interventions sur les documents.
• Réflexe n° 7 : Regrouper les documents atteints et les isoler des autres dossiers Il existe des gestes qui sauvent les documents.

• Retirer en priorité les documents non atteints afin d’éviter qu’ils ne subissent les contrecoups de la hausse de l’humidité.
• Éliminer les documents irrécupérables (avec accord préalable des Archives départementales et rédaction d’un bordereau d’élimination).
• Répartir les documents en fonction de leur état (humides ou trempés) : les sortir des rayonnages car l’humidité augmente fortement le volume du papier ce qui pourrait rendre difficile leur extraction.
• Proscrire une évacuation en sacs poubelles et utiliser des bacs plastiques (en polypropylène) en ne chargeant pas trop les bacs.
• Se lancer dans l’opération de séchage :

Un incendie peut toucher directement les archives (documents brûlés) ou indirectement (altération par les suies souvent acides) les documents. Dès que l’on pénètre dans les locaux ou que l’on manipule les collections, la suie peut se volatiliser et se répandre à nouveau.

• Il convient donc de procéder au nettoyage les locaux et abaisser l’hygrométrie à 45-50 %.
• Appliquer les scénarii 1 ou 2 pour l’inondation des documents pour les documents ayant pris l’eau après l’intervention des pompiers.
• Restauration des documents brûlés : avec l’aide et le conseil des Archives départementales, préparer les documents à confier au(x) prestataire(s) (identification, traçabilité…) et élaborer un cahier des charges précis. Pour la suie volatile, un nettoyage peut être envisagé. Pour les suies grasses (par exemple suite à la combustion de bois résineux), contacter des prestataires spécialisés.
• Réflexe n° 8 : Contacter les entreprises spécialisées Les Archives départementales peuvent vous communiquer les coordonnées de professionnels qualifiés en matière de restauration, désinfection, désinsectisation ou cryogénie…

Les services de l’État ou collectivités territoriales doivent informer immédiatement le préfet (ou le directeur des Archives départementales) de toute soustraction ou détournement d'archives (article R. 1421-5 du CGCT).